Na czym polega organizacja miejsca pracy metodą 5S?

Jakie są zadania metody 5S? Jakie pozytywne skutki może mieć wdrożenie jej w firmie i na czym polega pięć kroków, które się na nią składają?

Co to jest metoda 5S?

5S to jedno z podstawowych narzędzi strategii zarządzania firmą Lean Management, która zakłada, że klientom powinno się oczekiwane przez nich produkty i usługi dostarczać w sposób jak najprostszy i z zachowaniem szacunku dla pracującej w przedsiębiorstwie załogi. Metoda 5S pomaga m.in. zwiększyć wydajność biura i obniżyć koszty pracy (cgrowth.pl), a także wpłynąć pozytywnie na stabilność procesów i kulturę organizacyjną firmy.

5S składa się z pięciu kroków postępowania, które kolejno następują po sobie. Nazwa wzięła się właśnie stąd, że każdy z owych pięciu kroków zaczyna się na „s”, co pozwala łatwiej zapamiętać poszczególne etapy strategii. Omówmy więc kolejno poszczególne kroki.

Sortowanie

W tym kroku należy wyodrębnić wszystko, co jest zbędne dla wykonywania naszych zadań i odseparować to ze stanowiska pracy. Powinno pozostać jedynie to, co naprawdę jest niezbędne, i tylko w takiej ilości, jaka jest niezbędna. Nieużywane narzędzia i materiały, niepotrzebne lub nieaktualne dane i instrukcje – to wszystko musi zniknąć, żeby stanowisko pracy zostało przystosowane do tego, by jak najbardziej ułatwiało nam wykonywanie zadań.

Systematyka

Na tym etapie powinniśmy zadbać o przejrzystość stanowiska pracy. W tym celu należy zorganizować i oznaczyć wszystkie jego elementy w taki sposób, by żaden pracownik nie miał problemu z ich odnalezieniem i zidentyfikowaniem. Wykorzystuje się do tego sterowanie wizualne. Może ono przybrać różne formy (jasne określenie obszarów składowania, oznaczanie maksymalnych i minimalnych poziomów materiałów na produkcji, oznaczanie kolorami i strzałkami), ważne, by spełniało swoje zadanie.

Sprzątanie

Jeśli praca ma być efektywna, to trzeba także zadbać o porządek na stanowisku pracy. Należy zatem wyznaczyć jego standardy, przypisać obszary i zasoby, które je umożliwią, i trzymać się tych ustalonych wytycznych. Sprzątanie nie ma tu wymiaru tylko czysto fizycznego. Nie chodzi tylko o czyszczenie i konserwację miejsca pracy, ale również o identyfikację źródeł i przyczyn powstawania zanieczyszczeń i awarii.

Standaryzacja

W tym kroku tworzy się standardy, które mają zapewnić realizację i przestrzeganie poprzednich kroków, by osiągnąć powtarzalność wprowadzonych zmian. Sposoby, by to osiągnąć, są różne – ustala się zakres czynności i odpowiedzialności pracowników, tworzy instrukcje wykonywania danych czynności, wdraża działania zabezpieczające przed powrotem do poprzedniego stanu.

Samodyscyplina

Żeby wprowadzone do organizacji pracy zmiany mogły się utrzymać, pracownicy muszą wyrobić sobie konieczne nawyki. W ostatnim z pięciu kroków chodzi właśnie o przywyknięcie do pracy zgodnej z nowymi standardami.