Jak założyć firmę – poznaj podstawowe procedury

Wbrew pozorom nie jest to wcale takie trudne jak się wydaje. Jednak zgadzamy się, że każdy może poczuć się zagubiony i potrzebuje wskazówek. Dlatego w poniższym artykule przedstawiamy procedury zakładania własnej działalności gospodarczej — od wyboru formy prawnej po drobne szczegóły, które ułatwią start.

Wybór rodzaju działalności gospodarczej

Zanim zmierzymy się z całym tym procederem, musimy w pierwszej kolejności zastanowić się nad formą prawną prowadzonej działalności. Polskie przepisy definiują kilka rodzajów działalności gospodarczej. Najpopularniejszym wyborem jest jednoosobowa działalność gospodarcza, ale do dyspozycji mamy również spółdzielnie oraz różne typy spółek.

Spółki osobowe

• Spółka cywilna
• Spółka jawna
• Spółka komandytowa
• Spółka komandytowo-akcyjna
• Spółka partnerska

Spółki kapitałowe

• Spółka akcyjna
• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Decyzja o formie prawnej wpływa nie tylko na formalności przy rejestracji, lecz także na sposób rozliczania się z urzędem skarbowym, wysokość składek ZUS oraz zakres odpowiedzialności właścicieli. Jeśli planujesz pozyskać wspólnika lub inwestora, prowadzenie biznesu wymaga odpowiedniej struktury prawnej, która zabezpieczy interesy obu stron.

Sprawdzenie legalności danej działalności

Kiedy już zdecydujemy się na rodzaj naszej działalności, następnym krokiem jest sprawdzenie, czy zakres działalności, jakiej chcemy się podjąć, jest legalny i czy nie wymaga dodatkowych pozwoleń lub licencji. Co prawda większość rodzajów działalności nie wymaga specjalnych zezwoleń, ale warto to zweryfikować, żeby uniknąć późniejszych, ewentualnych nieprzyjemności.

Do działalności koncesjonowanych należą m.in. ochrona osób i mienia, przewóz osób, produkcja i obrót paliwami oraz działalność brokerska. Działalności regulowane (wymagające wpisu do rejestru lub zaświadczenia od organu) to np. biura rachunkowe, agencje ochrony, pośrednictwo w obrocie nieruchomościami. Jeśli Twoja branża wymaga certyfikatów lub uprawnień, należy je zdobyć przed rejestracją firmy.

Rejestracja firmy w CEIDG

Po spełnieniu dwóch poprzednich warunków następuje rejestracja firmy w Urzędzie Miasta lub przez Internet, do którego składamy wniosek CEIDG-1. Druk tego wniosku jest dostępny zarówno w sieci, jak i w siedzibie urzędu. Formularz można wypełnić osobiście w urzędzie albo skorzystać z platformy online, która pozwala na jednoczesne zgłoszenie do US, ZUS i GUS.

Co zawiera wniosek CEIDG-1

• Dane identyfikacyjne przedsiębiorcy (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania)
• Nazwa firmy oraz adres jej siedziby
• Kody PKD określające zakres działalności
• Wybór formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt ewidencjonowany)
• Deklaracja dotycząca ZUS (np. preferencyjny ZUS dla nowych firm)

Wniosek CEIDG-1 można złożyć osobiście, pocztą lub przez Internet za pomocą profilu zaufanego. Elektroniczna forma rejestracji pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć wizyty w urzędzie. Po złożeniu dokumentów decyzja o wpisie do CEIDG trafia do Ciebie najpóźniej następnego dnia roboczego.

Zgłoszenie działalności gospodarczej do VAT-u

W tym zakresie należy dostarczyć do Urzędu Skarbowego formularz VAT-R oraz zapłacić jednorazowo 170 zł opłaty skarbowej (jeśli rejestrujesz się jako czynny podatnik VAT). Jeżeli chcesz wystartować jako zwolniony z VAT, nie musisz składać VAT-R — wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję we wniosku CEIDG-1.

Kiedy musisz zarejestrować się jako podatnik VAT

• Jeśli sprzedajesz towary lub usługi na rzecz firm (B2B) i przewidujesz obroty przekraczające 200 tys. zł rocznie
• Jeśli prowadzisz import lub eksport towarów w ramach UE
• Jeśli zdecydujesz się na rezygnację ze zwolnienia z VAT (np. aby odzyskiwać VAT naliczony)

Formularz VAT-R można złożyć elektronicznie lub papierowo. Warto pamiętać, że zgłoszenie VAT-R powinno nastąpić przed dniem dokonania pierwszej czynności opodatkowanej, jeśli chcesz od razu wystawiać faktury z VAT.

Zgłoszenie do ZUS-u

W urzędzie tym składamy odpowiednie dokumenty, jakimi są ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Różnica między tymi dwoma formularzami jest taka, że ZUS ZUA składamy wtedy, kiedy działalność, jaką chcemy podjąć, będzie naszym jedynym źródłem utrzymania, natomiast ZUS ZZA, kiedy tych źródeł będzie więcej (np. jesteśmy zatrudnieni, ale jednocześnie chcemy prowadzić firmę). Oprócz wymienionych już formularzy istnieje kilka innych, o których trzeba wiedzieć:

• ZFA — zgłoszenie płatnika składek (osoby fizycznej)
• DRA — przeznaczony do comiesięcznych rozliczeń z ZUS
• ZPA — zgłoszenie spółek cywilnych
• ZIPA — formularz ten służy do uzupełnienia numeru REGON, jeśli w momencie zgłoszenia firma nie posiadała jeszcze tego numeru

Jeśli korzystasz z preferencyjnych składek ZUS dla nowych przedsiębiorców, musisz zaznaczyć odpowiednią opcję we wniosku CEIDG-1. Obniżone składki obowiązują przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności i mogą znacząco zmniejszyć koszty początkowe. Warto również pamiętać, że termin na zgłoszenie do ZUS wynosi 7 dni od daty rozpoczęcia działalności.

Założenie konta bankowego

Konto bankowe zakładamy wówczas, kiedy mamy już wyrobiony numer NIP oraz REGON, nazwę firmy oraz jej zarejestrowaną siedzibę. Nie mamy obowiązku zakładania konta firmowego — możemy podać konto prywatne, ale tylko w sytuacji, jeśli nasze dochody nie będą przekraczać 15 tys. euro rocznie.

Wybierając bank, warto porównać oferty kilku instytucji pod kątem opłat za prowadzenie rachunku, prowizji od przelewów oraz dostępności bankowości elektronicznej. Niektóre banki oferują darmowe konta firmowe dla nowych przedsiębiorców przez pierwsze 6–12 miesięcy. Sprawdź również, czy bank zapewnia integrację z oprogramowaniem księgowym, co może ułatwić zarządzanie finansami.

Utworzenie firmowej pieczątki

Nie jest to obowiązkowe, ale nie mniej jednak bardzo przydatne, ponieważ przy wielu transakcjach wymagana jest pieczątka firmowa. Mamy tu na myśli przeróżne faktury, dokumenty KP, KW, bilanse i sprawozdania finansowe, umowy z kontrahentami itp.

Co powinna zawierać pieczątka firmowa

• Nazwa firmy
• Numer NIP
• Numer REGON (opcjonalnie)
• Adres siedziby
• Numer telefonu lub adres e-mail (opcjonalnie)

Koszt pieczątki waha się od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych, w zależności od rodzaju (automatyczna, kieszonkowa) i liczby wierszy tekstu. Pieczątka samonalewająca to najbardziej popularne rozwiązanie — łatwa w obsłudze, trwała i nie wymaga tuszu.

Pierwsze kroki po rejestracji

Po spełnieniu wymienionych wyżej warunków możemy rozpocząć swoją działalność i walczyć o pozostanie na powierzchni. Nie jest tajemnicą, że w obliczu dużej konkurencji i ogromu formalności, z jakimi trzeba się zmierzyć, wielu przedsiębiorców po prostu odpada. Dlatego warto rozważyć wsparcie ze strony biura księgowego, które odciąży Cię od codziennych obowiązków administracyjnych i pozwoli skupić się na rozwoju firmy.

Dodatkowe obowiązki w pierwszych miesiącach działalności

• Prowadzenie ewidencji sprzedaży (jeśli jesteś na ryczałcie) lub księgi przychodów i rozchodów (jeśli rozliczasz się według skali podatkowej lub podatku liniowego)
• Comiesięczne składanie deklaracji ZUS (DRA) oraz VAT (jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT)
• Przygotowanie rocznego zeznania podatkowego PIT-36 lub PIT-36L
• Archiwizacja dokumentów finansowych i faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami (minimum 5 lat)

Pamiętaj również o terminach płatności składek ZUS (do 10. lub 15. dnia miesiąca w zależności od formy rozliczenia) oraz o comiesięcznych lub kwartalnych wpłatach zaliczek na podatek dochodowy. Niedotrzymanie terminów skutkuje naliczaniem odsetek i może prowadzić do sankcji ze strony urzędów.