Categories Biura rachunkowe, Doradztwo finansowe i prawne, KsięgowośćPosted on

Dlaczego warto korzystać z usług księgowych kiedy masz firmę?

Kalkulator w biznesie

Prowadząc własną firmę jedną z podstaw funkcjonowania jest właściwie prowadzona księgowość. Można to robić samodzielnie, ale zdecydowanie wygodniej i pewniej jest skorzystać z biura rachunkowego. Dlaczego warto? Jakie są zalety usług księgowych dla przedsiębiorców?

Zakres usług biur rachunkowych

Prowadzenie księgowości w firmie to skomplikowana sprawa. O ile w przypadku jednoosobowych działalności można jeszcze pokusić się na samodzielne zajmowanie się dokumentami, o tyle w przypadku większych firm takie działanie będzie zwyczajnie nieefektywne. Ciężko jest jednocześnie zajmować się firmą, jej rozwojem i klientami, a także całą masą papierów związanych z bieżącym rozliczaniem operacji gospodarczych. Jeżeli więc nie stać nas na zatrudnienie księgowej, można sięgnąć po pomoc biur rachunkowych, które zazwyczaj mają dość szeroką ofertę dopasowaną do specyfiki różnych branż i form opodatkowania.

Mamy tutaj do czynienia z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, ksiąg przychodów i rozchodów, rozliczaniem ryczałtu, a także wsparciem z zakresu rozliczania podatków czy kwestii związanych z ZUS i US czy inspekcją pracy. Część biur oferuje również obsługę kadrowo-płacową, przygotowywanie deklaracji podatkowych oraz reprezentację przed organami skarbowymi. Oczywiście zakres działań biura rachunkowego dobiera się według potrzeb, co pozwala firmom optymalizować wydatki i płacić wyłącznie za faktycznie potrzebne usługi. Dobrze jest jednak wiedzieć jakie są zalety takiej współpracy i czym różni się ona od zatrudnienia własnej księgowej.

Biuro rachunkowe a księgowa

Można zastanawiać się nad tym, czy będzie lepsze – biuro rachunkowe czy jednak własna księgowa? Jedna i druga opcja ma swoje plusy i minusy, warto jednak rozważyć wszystkie korzyści w kontekście wielkości firmy i złożoności jej struktury finansowej. Przede wszystkim biuro rachunkowe będzie zawsze czynne, kiedy własna księgowa może się rozchorować, pójść na urlop czy zwolnić. W przypadku absencji pracownika firmy cały proces księgowy może ulec zawieszeniu, co może skutkować opóźnieniami w rozliczeniach lub nawet karami ze strony urzędów.

Poza tym księgowej należy płacić często niemałe wynagrodzenie, a do tego dochodzą także inne dodatkowe koszty takie jak składki ZUS, wyposażenie stanowiska pracy czy szkolenia. Firma ponosi pełną odpowiedzialność za zapewnienie ciągłości pracy działu księgowości, co w przypadku małych przedsiębiorstw może stanowić spore obciążenie organizacyjne. I tutaj właśnie dochodzimy do kolejnej zalety biur rachunkowych, która dotyczy aspektów ekonomicznych całego procesu.

Koszty usług biura rachunkowego

Porównując biuro rachunkowe z własną księgową, należy pamiętać przede wszystkim o kosztach. Mając niewielką firmę, z pewnością będziemy się liczyć z każdą złotówką, więc o wiele lepszym wyborem będzie właśnie zlecenie księgowości zewnętrznej firmie. Ustalamy konkretny zakres usług i płacimy tylko za to, co realnie wykorzystujemy – bez dodatkowych zobowiązań pracowniczych czy inwestycji w infrastrukturę.

W przypadku księgowej należy pamiętać o kosztach związanych z wynagrodzeniem (zazwyczaj od 4000 do 7000 zł brutto miesięcznie w zależności od regionu), wyposażeniem miejsca pracy, literaturą podatkowo-księgową aktualizowaną co roku oraz potrzebnym sprzętem i oprogramowaniem księgowym (licencje mogą kosztować kilka tysięcy złotych rocznie). Do tego dochodzą koszty szkoleń, które są niezbędne aby księgowa była na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami. Natomiast miesięczny koszt usług biura rachunkowego dla małej firmy to zazwyczaj od 200 do 800 zł, co stanowi znaczącą różnicę w skali roku.

Odpowiedzialność finansowa biura rachunkowego

Prowadzenie księgowości to poważna sprawa, która jest silnie powiązana z polskim prawem. Jeżeli coś nie będzie się zgadzało, albo pojawi się błąd, który ściągnie na firmę zainteresowanie organów kontrolnych, wówczas cała odpowiedzialność spada nie na przedsiębiorcę, a właśnie na biuro rachunkowe. Jednym z obowiązków firm zajmujących się księgowością jest posiadanie ubezpieczenia OC i w razie wystąpienia błędów, wszelkie szkody będą wypłacane z polisy.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca jest chroniony przed konsekwencjami finansowymi błędów księgowych – zarówno w przypadku nieprawidłowo naliczonych podatków, jak i pomyłek w deklaracjach czy terminach płatności. Suma ubezpieczenia w rzetelnych biurach rachunkowych wynosi zazwyczaj od 100 000 do kilku milionów złotych, co stanowi realną ochronę dla klienta. Warto przy wyborze biura sprawdzić czy posiada aktualną polisę OC i jaka jest jej wysokość – to podstawowy wskaźnik profesjonalizmu usługodawcy.

Samodzielny wybór zakresu usług

Decydując się na współpracę z biurem księgowym, wybieramy z jakich usług będziemy korzystać. Możemy więc zdecydować się na prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów, albo skupić się na rozliczaniu pracowników. Często oferowane są też usługi kompleksowe, w których zawarte są różne czynności, dzięki czemu można zaoszczędzić nie tylko pieniądze, ale i czas potrzebny na załatwianie konkretnych spraw i dopilnowanie formalności.

Przedsiębiorca może w każdej chwili rozszerzyć lub zawęzić zakres współpracy w zależności od aktualnych potrzeb firmy. Na przykład w okresie rozliczenia rocznego może skorzystać z dodatkowego wsparcia w przygotowaniu deklaracji PIT czy CIT, a w miesiącach standardowych ograniczyć się do podstawowej obsługi bieżącej dokumentacji. Taka elastyczność jest niemożliwa do osiągnięcia przy zatrudnieniu własnej księgowej na etat, gdzie koszty pozostają stałe niezależnie od faktycznego obciążenia pracą.

Biuro rachunkowe to dostęp do wiedzy

Prawo ciągle się zmienia, co chwilę wychodzą nowelizacje przepisów, nie każdy też ma w głowie wiedzę na temat wszystkich aspektów związanych z podatkami, prawem pracy, przepisami różnego typu. Współpraca z biurem rachunkowym to przede wszystkim dostęp do ekspertów z dziedziny księgowości, kadr, prawa i podatków, którzy na bieżąco śledzą zmiany legislacyjne i uczestniczą w szkoleniach branżowych.

W ten sposób można liczyć nie tylko na rzetelne wypełnienie wszystkich dokumentów, ale i doradztwo podatkowe, biznesowe i sięgające różnych innych dziedzin, co pozwoli na zdecydowanie lepsze zarządzanie firmą i optymalizację działań czy pozyskiwanie nowych funduszy. Biura rachunkowe udzielają wsparcia przy zakładaniu firm i przy ich prowadzeniu, często pomagając w wyborze optymalnej formy opodatkowania czy doradzając w kwestii rozliczeń międzynarodowych. Część biur oferuje również analizy finansowe, które pozwalają przedsiębiorcy lepiej zrozumieć kondycję swojej firmy i planować jej rozwój w oparciu o konkretne dane liczbowe.