Jak zmienić biuro rachunkowe bez problemów? – krok po kroku

Twoje aktualne biuro rachunkowe naraża cię na straty? Denerwują cię niekompetentni księgowi? Myślisz, że nie możesz tego zmienić i cierpliwie czekasz, aż coś się poprawi? Robisz duży błąd. Biuro można zmienić w każdej chwili, chociaż istnieje kilka zasad, których lepiej przestrzegać, żeby później nie żałować. Jak to zrobić krok po kroku?

Wybór księgowej w Polsce

W Polsce lawinowo rośnie liczba podmiotów świadczących usługi rachunkowe. Statystyki pokazują, że co roku przybywa kilkaset nowych biur — tylko w samym Krakowie działa ponad tysiąc zarejestrowanych księgowych. Według danych Ministerstwa Finansów około 15% przedsiębiorców zmienia swojego księgowego w ciągu pierwszych dwóch lat współpracy, co świadczy o problemach z trafnym wyborem na starcie. Nic więc dziwnego, że coraz trudniej jest wybrać wiarygodne biuro rachunkowe jak np. Compet (dobry-ksiegowy-krakow.pl). Jeśli tylko pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości co do obecnego biura — opóźnienia w rozliczeniach, błędy w deklaracjach lub brak kontaktu — należy je jak najszybciej zmienić i nie czekać, aż firmę dotkną realne straty w postaci kar urzędowych czy utraconych odliczeń podatkowych.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?

Optymalny moment na zmianę przypada na przełom grudnia i stycznia, kiedy kończy się okres rozliczeniowy i rozpoczyna nowy rok podatkowy. Dzięki temu nowy księgowy przejmuje dokumentację od pierwszego miesiąca roku, co upraszcza prowadzenie ksiąg i unika podwójnej odpowiedzialności za te same okresy. Jeśli jednak biuro rachunkowe nie wywiązuje się rzetelnie ze swoich obowiązków — na przykład regularnie przekracza terminy składania deklaracji VAT czy PIT, popełnia błędy w naliczaniu składek ZUS lub przestaje odpowiadać na telefony — nie miej złudzeń, że coś się zmieni i jak najszybciej wypowiedz umowę o świadczenie usług księgowych. W takich przypadkach lepiej ponieść niewielkie niedogodności związane ze zmianą w trakcie roku niż ryzykować sankcje skarbowe lub błędne rozliczenia podatkowe.

Jak znaleźć księgowego?

Kiedy jesteś zdecydowany na zmianę obecnego biura, najpierw musisz podjąć decyzję co do wyboru nowego. Można to nazwać działaniem na zakładkę — zabezpieczasz ciągłość obsługi księgowej bez przestoju, który mógłby wpłynąć na terminowość rozliczeń. Zanim wypowiesz umowę obecnym księgowym, musisz dać czas nowym, aby dokładnie przeanalizowali twoje przedsiębiorstwo — jego formę prawną (JDG, spółka z o.o., spółka komandytowa), rodzaj prowadzonej działalności, stosowane metody rozliczania (książka przychodów i rozchodów, pełna księgowość), liczbę zatrudnionych pracowników oraz specyfikę dokumentów (faktury krajowe, zagraniczne, import usług). Ciężko określić, ile będzie to trwało, ponieważ zależy to od wielkości firmy — mała jednoosobowa działalność gospodarcza wymaga kilku dni analizy, średnia firma z kilkunastoma pracownikami i wieloma kontrahentami może potrzebować tygodnia lub dłużej. Solidny księgowy sprawdzi specyfikę twojego biznesu i wnikliwie oceni bieżącą sytuację, aby uniknąć niespodzianek po przejęciu dokumentacji.

Jak zerwać umowę z biurem rachunkowym?

Kiedy już wybrałeś najlepsze biuro rachunkowe, czas skończyć z poprzednim. Pierwszy krok, jaki musisz podjąć, to pisemne wypowiedzenie umowy zgodnie z warunkami zapisanymi w dokumencie — większość umów przewiduje miesięczny lub trzymiesięczny okres wypowiedzenia, chociaż zdarzają się też umowy pozwalające na natychmiastowe rozwiązanie za obopólną zgodą. Musisz pamiętać o odwołaniu wszelkich pełnomocnictw, jakich udzieliłeś — zarówno pełnomocnictw szczególnych do reprezentowania firmy w urzędzie skarbowym, ZUS czy GUS, jak i ewentualnych dostępów do systemów bankowych lub platform elektronicznych (ePUAP, e-Deklaracje). Wyjątkiem jest wcześniejsze zaznaczenie w umowie, że wygasają one automatycznie wraz z końcem współpracy. Warto jest zadbać o to już na samym początku, włączając odpowiedni zapis w paragraf dotyczący rozwiązania umowy.

Trzeba też powiadomić odpowiedni dla miejsca pracy urząd skarbowy. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do poinformowania o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentów rachunkowych. W tym celu należy dokonać aktualizacji wpisu do CEIDG na formularzu oznaczonym CEIDG-1 — w przypadku spółek konieczna jest aktualizacja danych w Krajowym Rejestrze Sądowym poprzez złożenie wniosku KRS-Z3. Zmiana ta powinna nastąpić niezwłocznie po przejęciu dokumentacji przez nowe biuro, najpóźniej w terminie siedmiu dni roboczych od faktycznego przekazania.

Jakie dokumenty finansowe trzeba odebrać?

Często bywa tak, że dobre biuro finansowe pomaga w odebraniu dokumentów od poprzedniej firmy, która rozliczała do tej pory przedsiębiorstwo. Profesjonalny księgowy, w twoim imieniu, odbierze całą dokumentację źródłową i wtórną i unikniesz nieprzyjemnej sytuacji. Można też skorzystać z usług kuriera, jeśli nie chcesz, żeby poprzednie biuro wiedziało, kto teraz będzie pilnował twojej rachunkowości — wystarczy zlecić transport z podpisem potwierdzającym odbiór. Pamiętaj, co powinieneś dostać od firmy, z którą właśnie kończysz współpracę. Są to oryginalne:

• Faktury zakupu i sprzedaży wraz z korektami
• Rachunki i dowody wpłat gotówkowych
• Umowy z kontrahentami, pracownikami i zleceniobiorcami
• Potwierdzenia zapłaty należności (wyciągi, przelewy)
• Wyciągi bankowe ze wszystkich rachunków firmowych
• Dokumenty kadrowe (umowy o pracę, zlecenia, aneksy, świadectwa pracy)
• Dokumenty leasingowe i kredytowe
• Polisy ubezpieczeniowe i umowy najmu

Poza tymi dokumentami biuro musi przekazać także prowadzone księgi podatkowe, rejestry VAT (sprzedaży i zakupu), ewidencję faktur, ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia i przebiegu pojazdów służbowych, deklaracje podatkowe złożone w danym roku (VAT-7, PIT-4R, PIT-8AR, CIT-8), rozliczenia ZUS (zarówno comiesięczne dokumenty rozliczeniowe, jak i roczne imienne raporty), listy płac oraz wszelkie dokumenty związane z kadrami — karty czasu pracy, wnioski urlopowe, zwolnienia lekarskie L4. Należy pamiętać, że odbiór musi być potwierdzony specjalnym protokołem zdawczo-odbiorczym, który szczegółowo wymienia wszystkie przekazane dokumenty, księgi i pliki elektroniczne. Od tego czasu nowe biuro rachunkowe może już zacząć swoją działalność, a ty zyskujesz pewność, że cała historia finansowa twojej firmy pozostała w komplecie i pod kontrolą.