Kiedy w firmie potrzebna jest pomoc prawno-księgowa?

Czy pomoc prawno-księgowa przyda się w naszej firmie? W jakich sytuacjach warto z niej skorzystać?

• Sytuacje, w których przyda się wsparcie specjalistów
• Uproszczona czy pełna forma ewidencji
• Kryteria wyboru biura rachunkowego

Sytuacje, w których przyda się wsparcie specjalistów

Nie zawsze łatwo jest prowadzić księgowość w przedsiębiorstwie. Innym problemem może być zorientowanie się i sprawne poruszanie w prawnych przepisach, które swym działaniem obejmują naszą firmę. Istnieją usługodawcy, którzy zajmują się dla przedsiębiorstw oboma tymi zagadnieniami – pomoc prawno-księgowa to usługa www.lexadvena.com i innych biur oraz kancelarii wykwalifikowanych w tych dziedzinach.

To, czy zdecydujemy się na skorzystanie z pomocy prawno-księgowej, może w dużej mierze zależeć od tego, jaki rodzaj działalności prowadzimy. Niektóre jej rodzaje nie wymagają kompleksowej obsługi księgowej, zwłaszcza kiedy obowiązki z tej dziedziny sprowadzają się tylko do comiesięcznego obliczania podatku dochodowego. Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku złożonych modeli biznesowych, gdzie ewidencja wielu rodzajów transakcji, obsługa VAT i rozliczeń międzynarodowych stanowi codzienność.

Są jednak sytuacje, gdy naszej firmie rzeczywiście pomoc prawno-księgowa może być przydatna. Samodzielne zajmowanie się tymi kwestiami może być trudne, wyczerpujące i zabierać dużo czasu. A przecież prowadząc swoją działalność, wolimy skoncentrować się na tym, co stanowi jej przedmiot, a nie na dodatkowych, nużących formalnościach. Kiedy planujemy rozwój firmy, pozyskiwanie kontrahentów czy wdrażanie nowych produktów, każda godzina poświęcona na rozliczenia to stracony potencjał wzrostu.

Pomoc księgowa może więc jak najbardziej przysłużyć się nam samym i naszej firmie, ale co z pomocą prawną? Tej również możemy potrzebować, gdy nasze przedsiębiorstwo będzie działać w sferze regulowanej przez skomplikowane prawne przepisy. Dobrze jest wtedy korzystać z usług specjalistów, którzy potrafią się w nich odnaleźć. Inną sprawą są dotacje unijne, o jakie możemy się ubiegać – tutaj także przyda się wsparcie fachowców, którzy pomogą przygotować wniosek i zadbają o prawidłowe rozliczenie środków. Prowadzenie pierwszego biznesu często wiąże się z koniecznością szybkiego uczenia się zarówno aspektów merytorycznych, jak i administracyjnych – w takich przypadkach outsourcing księgowości i doradztwa prawnego może okazać się nieoceniony.

Uproszczona czy pełna forma ewidencji

Na to, czy nasza firma potrzebować będzie fachowej pomocy prawno-księgowej, może wpływać to, jaki typ księgowości będziemy prowadzić. Część przedsiębiorców może wybrać księgowość uproszczoną – należą do nich ci, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną, jawną lub partnerską, a przy tym dochód ich działalności za poprzedni rok nie przekroczył 2 000 000 euro.

Uproszczona księgowość jest łatwiejsza do prowadzenia i jest większe prawdopodobieństwo, że zdołamy sobie z tym poradzić bez pomocy prawno-księgowej (co oczywiście nie znaczy, że nie można z niej skorzystać). W ramach tej formy ewidencji przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów lub korzysta z karty podatkowej, co znacząco upraszcza miesięczne obowiązki sprawozdawcze. Niemniej nawet w tym trybie pojawiają się sytuacje wymagające konsultacji – na przykład przy zmianie stawki VAT, rozliczaniu środków trwałych czy interpretacji przepisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

Inaczej sprawa wygląda w przypadku pełnej księgowości, którą mają powinność prowadzić spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe i komandytowo-akcyjne, a także wszyscy przedsiębiorcy, którzy przekroczyli limit 2 000 000 euro bez względu na rodzaj prowadzonej przez nich spółki. Ten typ księgowości wiąże się z większą ilością obowiązków, między innymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz sporządzaniem sprawozdań finansowych, takich jak bilans czy rachunek zysków i strat. Z tego względu w przypadku pełnej księgowości szczególnie warto pomyśleć o tym, by zdać się na fachową pomoc prawno-księgową.

Różnice w zakresie obowiązków sprawozdawczych

Pełna księgowość wymaga nie tylko bieżącego księgowania operacji gospodarczych, ale również comiesięcznego zamykania ksiąg, sporządzania zestawień obrotów i sald oraz kontroli poprawności zapisów na kontach analitycznych. Do tego dochodzą obowiązki związane z:

• przygotowaniem rocznych sprawozdań finansowych zgodnych z ustawą o rachunkowości
• badaniem sprawozdania przez biegłego rewidenta (w określonych przypadkach)
• składaniem informacji do Krajowego Rejestru Sądowego
• sporządzaniem dodatkowych not objaśniających do bilansu
• kontrolowaniem zgodności ewidencji analitycznej z syntetyczną

Każdy z tych elementów wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, dlatego firmy objęte pełną księgowością korzystają z usług biur księgowych, które zapewniają kompleksową obsługę rachunkową i minimalizują ryzyko błędów mogących prowadzić do sankcji ze strony organów skarbowych.

Kryteria wyboru biura rachunkowego

Jest kilka rzeczy, na które powinniśmy przy takim wyborze zwrócić szczególną uwagę. Oczywiście trzeba wywiedzieć się, jakie kwalifikacje mają osoby zajmujące się pomocą prawno-księgową. Najlepiej, jeśli w biurze pracują certyfikowani księgowi posiadający licencję Ministerstwa Finansów lub wpis do rejestru doradców podatkowych. To gwarantuje, że mamy do czynienia z fachowcami regularnie podnoszącymi swoje kompetencje i śledzącymi zmiany w przepisach.

Należy też dowiedzieć się, czy dane biuro bądź kancelaria posiada ubezpieczenie OC, które ochroni nas i naszą firmę w razie ewentualnych błędów rachunkowych. Polisa odpowiedzialności cywilnej powinna obejmować sumę gwarantowaną adekwatną do skali prowadzonej przez nas działalności – w przypadku większych przedsiębiorstw warto upewnić się, że ochrona wynosi co najmniej kilkaset tysięcy złotych.

Zakres usług i pozycja rynkowa

Warto uważniej przyjrzeć się, jaki jest zakres świadczonych usług i jaką pozycję dane biuro zajmuje na rynku. Niektóre biura oferują jedynie podstawową ewidencję księgową, podczas gdy inne zapewniają również:

• doradztwo podatkowe i optymalizację obciążeń fiskalnych
• pomoc w przygotowaniu wniosków o dotacje unijne i rozliczaniu projektów
• obsługę kadrowo-płacową i naliczanie składek ZUS
• reprezentację przed organami skarbowymi w przypadku kontroli
• wsparcie prawne w kwestiach związanych z umowami handlowymi

Im szerszy pakiet usług, tym większa szansa na kompleksową obsługę firmy przez jednego zaufanego partnera. Dzięki temu unikamy konieczności koordynowania działań kilku różnych podmiotów, co oszczędza czas i redukuje ryzyko błędów komunikacyjnych.

Cena i opłacalność współpracy

I oczywiście kwestia ceny też będzie mieć dla nas znaczenie – przecież zatrudnienie fachowców musi być dla nas opłacalne. Przy ocenie ofert warto porównać nie tylko samą wysokość miesięcznego abonamentu, ale również sposób jego kalkulacji. Niektóre biura liczą opłatę od liczby dokumentów, inne stosują stawki ryczałtowe zależne od rodzaju działalności i formy opodatkowania. Należy też sprawdzić, czy w cenie miesięcznej mieszczą się dodatkowe usługi, takie jak przygotowanie deklaracji rocznych, pomoc w rozliczeniu inwentaryzacji czy konsultacje telefoniczne.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto poprosić o referencje od innych klientów biura oraz sprawdzić opinie w internecie. Dobra współpraca z księgowym to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo prawne naszej firmy – dlatego nie należy kierować się wyłącznie najniższą ceną, ale przede wszystkim jakością i rzetelnością świadczonych usług.