Profesjonalne magazynowanie – samodzielnie czy zlecać firmie?

Profesjonalne magazynowanie towaru generuje spore koszty. W zależności od produktów, które musimy przechowywać, pojawiają się kolejne wymagania co do wyposażenia i obsługi hal magazynowych. Przestrzenie o najwyższym standardzie są drogie w utrzymaniu i wymagają stałej kontroli oraz obsługi.

Procesy i zadania w magazynie

Magazynowanie, które zapewnia nam profesjonalna firma, obejmuje szeroki zakres usług. Dzięki temu nie musimy samodzielnie nadzorować wielu procesów, gdyż zajmuje się tym usługodawca. Jedną z podstawowych usług jest przeładunek, rozładunek oraz załadunek towaru. Gdybyśmy postanowili samodzielnie zatrudnić pracowników oraz zainwestować w wynajem lub zakup maszyn, ponoszone przez nas koszty mogą być znacząco wyższe niż te, które poniesiemy wynajmując wyspecjalizowaną firmę.

Operatorzy magazynowi dysponują profesjonalnym sprzętem – od wózków widłowych po systemy transportu wewnętrznego – który kosztuje dziesiątki tysięcy złotych. Dodatkowo konieczność przeszkolenia załogi w zakresie obsługi magazynowej i bezpieczeństwa pracy generuje dalsze wydatki czasowe i finansowe. Firma zewnętrzna posiada już gotową infrastrukturę i kompetencje, co znacznie przyspiesza rozpoczęcie działalności.

Korzyści z outsourcingu magazynowego

Następną kwestią wchodzącą w zakres proponowanych usług jest transport lądowy, morski, a także powietrzny w ramach przewozów międzymagazynowych. Kompleksowość usług danej firmy wychodzi zazwyczaj korzystnie cenowo w porównaniu do pobierania usług wielu firm jednocześnie. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność transportową szczególnie istotna jest możliwość zintegrowania magazynowania z flotą pojazdów.

W zakres usług, które zapewniają nam duże udogodnienie, wchodzi konfekcjonowanie, pakowanie i przepakowywanie towaru, a także etykietowanie towarów, które są umiejscawiane w magazynie. Wszystkie te usługi są wykonywane przez pracowników zatrudnionej przez nas firmy. W tym wypadku oszczędzamy na wydatkach, które moglibyśmy ponieść zatrudniając własnych pracowników – magazynierów.

Elastyczność i dostosowanie do potrzeb

Wybierając usługi profesjonalnej firmy obsługującej magazyny, mamy możliwość dostosowania standardów do naszych potrzeb – zaczynając od powierzchni magazynowej, kończąc na rodzaju wykonywanych przez profesjonalistów prac na naszą rzecz. Oprócz podstawowych zadań takich jak kontrolowanie temperatury i wilgotności powietrza w halach magazynowych, układanie towarów czy metkowanie produktów, możemy również ubezpieczyć zawartość wynajmowanego pomieszczenia.

Magazynowanie wielu przedmiotów wymaga specjalistycznej wiedzy i odpowiednich warunków. Produkty farmaceutyczne, żywność czy artykuły chemiczne mają odmienne wymogi środowiskowe – od chłodni po strefy o kontrolowanej atmosferze. Każdy przedsiębiorca ma indywidualne potrzeby, które usługodawcy są w stanie spełnić i przystosować ofertę tak, że każda ze stron jest zadowolona. Firmy, które oferują opiekę nad magazynem często są w stanie również wynegocjować z właścicielem obiektu dużo lepsze warunki, niż my sami.

Przewaga operatorów logistycznych

Duzi operatorzy logistyczni korzystają ze skali ekonomicznej – amortyzują koszty budowy i wyposażenia magazynów na dziesiątkach klientów. Dla pojedynczego przedsiębiorstwa inwestycja w własny obiekt zwraca się dopiero po latach, a operatorzy rozkładają ją na bieżące umowy. Dodatkowo oferują systemy WMS (Warehouse Management System), które w czasie rzeczywistym śledzą każdą pozycję towarową, minimalizując ryzyko pomyłek i strat.

Wybór odpowiedniego obiektu

Jednym z minusów zatrudniania profesjonalnej firmy jest cena, jaką musimy zapłacić za dane usługi. Odpowiedź na pytanie czy warto inwestować w profesjonalne magazynowanie jest uzależniona od tego, jak wielką powierzchnię magazynową potrzebujemy, jakich warunków i ilu dodatkowych pracowników musielibyśmy zatrudnić.

Analiza kosztów własnego magazynu

Przed decyzją należy przeprowadzić szczegółową analizę kosztową. Własny magazyn to nie tylko wynajem lub zakup nieruchomości, lecz także:

• opłaty za media (prąd, ogrzewanie, woda),
• konserwacja i naprawy infrastruktury,
• ubezpieczenie budynku i zapasów,
• wynagrodzenia magazynierów oraz ich składki ZUS,
• inwestycje w systemy bezpieczeństwa i monitoringu,
• bieżące zakupy opakowań i materiałów eksploatacyjnych.

W przypadku firm o zmiennym wolumenie sprzedaży, korzystanie z usług zewnętrznych pozwala elastycznie skalować powierzchnię – w sezonie można zwiększyć liczbę palet, poza sezonem zredukować, nie ponosząc stałych kosztów pustego magazynu.

Wymagania specjalistyczne

Istotnym byłoby też odpowiedzenie sobie na pytanie – jak bardzo delikatnym lub wymagającym produktem jest nasz towar. W przypadku, gdy wiedza na temat przechowywania towarów jest znikoma, zaleca się zlecenie prowadzenia magazynu zewnętrznej firmie. Produkty takie jak elektronika wrażliwa na wyładowania elektrostatyczne, farmaceutyki wymagające chłodni czy materiały łatwopalne wymagają certyfikowanych obiektów i przeszkolonego personelu. Budowa takiego obiektu na własne potrzeby często przekracza możliwości finansowe mniejszych przedsiębiorstw.

Lokalizacja i dostępność

Przy wyborze magazynu – własnego lub zewnętrznego – lokalizacja odgrywa decydującą rolę. Bliskość głównych tras komunikacyjnych, węzłów autostradowych i portów morskich lub lotniczych skraca czas dostawy i obniża koszty transportu. Warto również zwrócić uwagę na dostępność wykwalifikowanej siły roboczej w okolicy – niedobór pracowników magazynowych może sparaliżować nawet najlepiej zaplanowaną operację.

Kryterium	Magazyn własny	Outsourcing magazynowy
Koszty początkowe	Bardzo wysokie (zakup/wynajem, wyposażenie)	Niskie (opłata za usługę)
Elastyczność	Niska (stała powierzchnia)	Wysoka (skalowanie w zależności od potrzeb)
Kontrola procesów	Pełna	Ograniczona (zależy od umowy SLA)
Kompetencje	Wymagane własne doświadczenie	Dostarczane przez operatora
Czas wdrożenia	Długi (miesięcy)	Krótki (tygodni)

Decyzja między magazynem własnym a zleceniem usługi zewnętrznej powinna wynikać z długoterminowej strategii biznesowej. Firmy rozwijające się dynamicznie i planujące ekspansję mogą zyskać na elastyczności outsourcingu, natomiast przedsiębiorstwa z ugruntowaną pozycją i stabilnym wolumenem mogą zainwestować we własną infrastrukturę, aby w dłuższej perspektywie obniżyć koszty jednostkowe.