Jak zmienić biuro rachunkowe bez problemów? – krok po kroku

Twoje aktualne biuro rachunkowe naraża cię na straty? Denerwują cię niekompetentni księgowi? Myślisz, że nie możesz tego zmienić i cierpliwie czekasz, aż coś się poprawi? Robisz duży błąd. Biuro można zmienić w każdej chwili, chociaż istnieje kilka zasad, których lepiej przestrzegać, żeby później nie żałować. Jak to zrobić krok po kroku?

Wybór księgowej w Polsce

W Polsce lawinowo rośnie liczba księgowych. Nic więc dziwnego, że coraz trudniej jest wybrać wiarygodne biuro rachunkowe jak np. Compet (dobry-ksiegowy-krakow.pl). Jeśli tylko pojawiają się jakiekolwiek wątpliwości co do obecnego biura, należy je jak najszybciej zmienić i nie czekać, aż firmę dotkną realne straty.

Kiedy zmienić biuro rachunkowe?

Najlepiej jest zmieniać biuro pod koniec roku, wtedy kiedy kończy się okres rozliczeniowy i zaczyna następny. Jeśli jednak biuro księgowe nie wywiązuje się rzetelnie ze swoich obowiązków, nie miej złudzeń, że coś się zmieni i jak najszybciej wypowiedz umowę. Od czego najlepiej zacząć?

Jak znaleźć księgowego?

Kiedy jesteś zdecydowany na zmianę obecnego biura, najpierw musisz podjąć decyzję co do wyboru nowego. Można to nazwać działaniem na zakładkę. Zanim wypowiesz umowę obecnym księgowym musisz dać czas nowym, aby dokładnie przeanalizowali twoje przedsiębiorstwo. Ciężko określić ile będzie to trwało, ponieważ zależy to od wielkości firmy. Solidny księgowy sprawdzi specyfikę twojego biznesu i wnikliwie oceni bieżącą sytuację.

Jak zerwać umowę z biurem rachunkowym?

Kiedy już wybrałeś najlepsze biuro rachunkowe, czas skończyć z poprzednim. Pierwszy krok, jaki musisz podjąć, to zerwanie umowy. Musisz pamiętać o odwołaniu wszelkich pełnomocnictw, jakich udzieliłeś.  Wyjątkiem jest wcześniejsze zaznaczenie w umowie, że wygasają one automatycznie wraz z końcem współpracy. Warto jest zadbać o to już na samym początku.

Trzeba też powiadomić odpowiedni dla miejsca pracy urząd skarbowy. Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do poinformowania o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentów rachunkowych. W tym celu należy dokonać aktualizacji wpisu do CEIDG na formularzu oznaczonym CEIDG-1.

Jakie dokumenty finansowe trzeba odebrać?

Często bywa tak, że dobre biuro finansowe pomaga w odebraniu dokumentów od poprzedniej firmy, która rozliczała do tej pory przedsiębiorstwo. Profesjonalny księgowy, w twoim imieniu, odbierze całą dokumentację i unikniesz nieprzyjemnej sytuacji. Można też skorzystać z usług kuriera, jeśli nie chcesz, żeby poprzednie biuro wiedziało, kto teraz będzie pilnował twojej rachunkowości. Pamiętaj, co powinieneś dostać od firmy, z którą właśnie kończysz współpracę. Są to oryginalne:

• Faktury,
• Rachunki,
• Umowy,
• Potwierdzenia zapłaty należności,
• Wyciągi bankowe
• I inne powierzone dokumenty.

Poza tymi dokumentami biuro musi przekazać także prowadzone księgi, podatkowe, rejestry VAT, ewidencję faktur, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych, ewidencję wyposażenia i przebiegu pojazdów, deklaracje podatkowe, rozliczenia ZUS i wszelkie dokumenty związane z kadrami i płacami. Należy pamiętać, że odbiór musi być potwierdzony specjalnym protokołem. Od tego czasu nowe biuro rachunkowe może już zacząć swoją działalność.