Systemy kafeteryjne, czyli benefity i zaangażowanie pracowników – porównanie platform kafeteryjnych

Coraz więcej pracodawców, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach, zdaję sobie sprawę z tego, jak ważne jest motywowanie pracowników. I choć wciąż premie pieniężne są jednym z najlepszych sposobów zachęcania do bardziej efektywnej pracy, popularne staje się również motywowanie poprzez różnego rodzaju benefity. A co jest najbardziej skuteczne?

Jak motywować pracownika?

Nie da się polemizować z faktem, iż podwyżki wynagrodzenia oraz jednorazowe premie za wyróżniające się efekty w pracy (zarówno ilościowe, jak i jakościowe), wpływają na zaangażowanie pracowników. Jednak taki sposób wyróżniania jest nieregularny i dotyczy tylko pracy poszczególnych osób, a nie całego zespołu, dlatego patrząc perspektywicznie, jest niewystarczający.

Pracownik oprócz tego, że powinien wydajnie pracować, musi utożsamiać się z firmą, w której pracuje, z jej celami i misją. Co więcej, osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie, które czują się w nim dobrze, nie dość, że chcą w nim pracować, ale także wiążą przyszłość z tą firmą. A jak wiadomo, lepiej jest utrzymywać stały zespół pracowników, którzy znają strukturę zakładu, ofertę, zakres usług i wymagają jedynie szkoleń zwiększających zakres ich kompetencji. Dlatego w interesie pracodawcy jest dbanie o to, by takie osoby pracowały jak najdłużej i nie szukały lepszych warunków zatrudnienia u konkurencji.

A jaki jest najlepszy sposób na nieustanne motywowanie i zatrzymanie pracownika w firmie? Skorzystanie z rozbudowanych systemów motywacyjnych oferowanych przez zewnętrzne firmy. Na czym to polega? Na regularnym, co miesięcznym, otrzymywaniu benefitów, wynikających tylko i wyłącznie z faktu, że jest się pracownikiem danej firmy. Takie benefity nie są uzależnione od jakości, czy wydajności pracy, tak jak premie, stanowią jednak zachętę do tego, by nie uciekać do innych firm. Kiedyś rodzaj benefitów w ramach danego systemu motywacyjnego określał pracodawca, dziś jednak wybór ten daje się również pracownikowi – poprzez systemy kafeteryjne.

Czym są systemy kafeteryjne?

System kafeteryjny to rodzaj systemu motywacyjnego, w którym to pracownik decyduje o tym, jakie benefity chciałby otrzymać w ramach określonych świadczeń pozapłacowych. Jak to wygląda w praktyce?

Pracodawca rozpoczyna współpracę w jednym z systemów kafeteryjnych, których w Polsce jest kilka do wyboru. Określa zakres tej współpracy, czyli liczbę pracowników, rodzaj dostępnych benefitów oraz limit przypadający na jednego pracownika. Pracownik za to dostaje dostęp do platformy, gdzie można wybrać swój benefit w ramach przyznanego mu limitu (który może być określanych w złotówkach lub w punktach).

Dzięki temu, że ma dostęp do różnego rodzaju świadczeń, może sam wybrać to, na co ma największą ochotę, co go interesuje i co potencjalnie może zmotywować go do dalszej pracy. Może być to karta uprawniająca do wstępu na różne obiekty sportowe, bilety do kina, czy do teatru – w zależności od systemu kafeteryjnego, dostępne są różne opcje.

Pracownik będzie zadowolony, że może wybrać „premię” według indywidualnych preferencji, a dla pracodawcy jest to tak naprawdę podobny koszt, jak w przypadku „zwykłego” systemu motywacyjnego. To o czym warto wiedzieć, to że najkorzystniej jest wcześniej przeprowadzić badanie potrzeb wśród pracowników, żeby określić, jaki pakiet najkorzystniej jest wybrać.

A jakie są najbardziej popularne systemy kafeteryjne w Polsce? Motivizer, MyBenefit, Sodexo Select, Medicover More oraz UpBonus. Dlatego zobacz, co każdy z nich oferuje, by wybrać najlepszy sposób motywowania Twoich pracowników.

Systemy kafeteryjne w Polsce

System kafeteryjny, który realizuje potrzeby organizacji to na pewno Motivizer (www.motivizer.pl). Jest to rozbudowana platforma, która pozwala na zarządzanie środkami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, korzystanie z wewnętrznego sklepu e-commerce oraz wykorzystywanie modułu rozwojowego.

Platforma jest oczywiście otwarta dla pracowników przez 24 godziny na dobę, dzięki czemu mogą sami zarządzać swoim systemem premiowania. Co więcej, w wewnętrznym sklepie często pojawiają się rabaty, które pozwalają na skorzystanie z przysługującej im puli środków na atrakcyjniejszych warunkach.

A jaka jest korzyść dla pracodawcy z podjęcia współpracy z firmą Motivizer? Oprócz tego, że buduje zaangażowanie w firmie, ma ułatwione zarządzanie środkami socjalnymi. Może też generować raporty w przystępnej i klarownej formie.

Ten system kafeteryjny pozwala na szybką i prostą realizację świadczeń pozapłacowych poprzez bezobsługowy system online. Co więcej, zapewnia wiele różnych benefitów, o których będzie jeszcze mowa. Tym samym pracodawca, przy niewielkim nakładzie pracy (wdrożenie systemu w firmie jest naprawdę proste), może skutecznie motywować pracowników oraz dbać o ich przywiązanie do przedsiębiorstwa.

MyBenefit to jeden z najbardziej popularnych systemów kafeteryjnych w Polsce. Tak jak w przypadku Motivizer, udostępnia wiele różnych benefitów, które pracownicy mogą dowolnie wybierać.

Dzięki temu, że MyBenefit posiada bardzo duże doświadczenie w zakresie wdrażania systemów motywacyjnych, zapewnia wsparcie dla pracodawców – pomaga im wybierać odpowiednie pakiety świadczeń oraz wskazuje, jak należy prawidłowo rozliczać benefity realizowane w ramach ZFŚS.

Oferta świadczeń jest oczywiście rozbudowana i dotyczy różnych miejsc w całej Polsce: kin, klubów fitness, czy zabiegów urodowych. Co istotne, to benefity mogą być w całości finansowane przez pracodawcę lub współfinansowane przez pracowników, dzięki czemu ilość świadczeń jest o wiele większa, niż w przypadku usług w całości refundowanych przez firmę.

Sodexo Select jest kolejną platformą online, która umożliwia zarządzanie świadczeniami w przedsiębiorstwie. Oprócz najbardziej popularnych bonów Sodexo, które można zrealizować w różnych sklepach na terenie całej Polski, możliwy jest wybór kuponów do znanych sklepów, takich jak Douglas, W.Kruk, czy Empik.

Pracownik ma również możliwość wyboru takich dodatków, jak pożyczka, czy dofinansowanie wczasów. Sodexo Select oczywiście również umożliwia dopasowania świadczeń do potrzeb organizacji.

Medicover More to połączenia dwóch platform: Media Program oraz Medicover, dzięki czemu jest nowoczesnym programem do zarządzania benefitami oraz rabatami, w którym pracują specjaliści mający bardzo duże doświadczenie w kwestii motywowania pracowników o różnym zakresie potrzeb i zainteresowań.

Warto zaznaczyć, że rozpoczynając współpracę z Medicover More, specjaliści zaczynają od badania potrzeb pracowników danej firmy i w oparciu o wyniki ankiety, analizują, jaki pakiet usług będzie najkorzystniejszy w tym konkretnym przypadku. Sam proces wdrożenia jest bardzo prosty, a pracodawca otrzymuje wsparcie na każdym z jego etapów.

Up Bonus to ostatni, wyróżniony w tym zestawieniu system kafeteryjny. Udostępnia platformę online dla pracowników, dzięki której mogą dobierać interesujące ich benefity.

Oferta jest oczywiście dopasowywana do potrzeb konkretnej organizacji, dzięki czemu w pełni odpowiada na potrzeby jej pracowników.

Warto dodać, że Up Bonus należy do międzynarodowej grupy Up Group, która jest jednym z największych liderów w zakresie programów opartych o karty przedpłacone.

Jakie benefity w systemie kafeteryjnym?

Tak naprawdę oferta benefitów dostępnych dla pracowników w każdym z tych systemów kafeteryjnych jest do siebie zbliżona.

Jednym z najchętniej wybieranych świadczeń są karty uprawniające do korzystania z różnych obiektów sportowych/fitness/spa. W przypadku Motivizer jest to karta sportowa OK System, Sodexo Select posiada Flexi Pass Sodexo, a MyBenefit jest najbardziej znany z kart MultiSport. Zasada działania jest jedna: pracownicy otrzymują za darmo lub współfinansują taką kartę na określonych warunkach. Dzięki temu uzyskują dostęp do wybranych ośrodków sportowych w całej Polsce, np. na siłownię, basen, squash, jogę, czy do parku wodnego. Choć jest to tylko jedna karta, daję naprawdę wiele możliwości.

Innym, popularnym benefitem, są bilety do wybranych kin (przykładowo, Motivizer współpracuje z trzema największymi sieciami kin w Polsce).

Pracodawcy mogą również wykupić karty OpenCard w systemie Motivizer, które uprawniają do zniżek w różnych restauracjach. W przypadku Sodexo Select, podobna karta funkcjonuje pod nazwę Lunch Pass. Przedsiębiorstwa często też współfinansują wyjazdy wakacyjne w ramach systemu kafeteryjnego.

Pracownicy mogą też wybrać kupony do ulubionych sklepów, np. do Empiku lub do Zalando, dostęp do płatnych ebooków lub audiobooków. Chętnie wybieranym świadczeniem pozapłacowym jest korzystny pakiet medyczny.

Ta lista nie wyczerpuje oczywiście możliwości, jakie daje każdy z tych systemów kafeteryjnych. Jednak oferta benefitów jest zbyt rozbudowana, aby sens miało jej opisywanie, szczególnie, że pakiety dostosowywane są do potrzeb danej organizacji. Co warto jeszcze zaznaczyć to to, że niektóre firmy, takie jak Motivizer, dążą do jak najbardziej kompleksowego podejście do kwestii dodatkowych świadczeń i wdrażają takie możliwości, jak zakup paliwa, usług telekomunikacyjnych oraz tworzą ofertę zdalnych świadczeń medycznych.

Jak wygląda wdrożenie systemu motywacyjnego w firmie?

Zanim zdecydujesz się na współpracę z jednym z tych systemów kafeteryjnych, musisz wiedzieć, jak będzie wyglądać wdrożenie w Twojej firmie. Zostało ono przedstawione na podstawie praktyk i standardów stosowanych przez pracowników systemu Motivizer. Są to oczywiście rozwiązania dostosowywane do potrzeb przedsiębiorstwa, dlatego etapy wdrożenia mogą się różnić w poszczególnych firmach. A teraz zobacz, jak to wygląda w praktyce i czy masz się czego obawiać.

Na samym początku analizowane są potrzeby firmy: ustalany jest pakiet benefitów i świadczeń pozapłacowych oraz następuje przeniesienie obecnie stosowanych świadczeń do platformy Motivizer (wielu pracodawców martwi się o to, w jakie sposób będą musieli realizować dotychczasowe świadczenia oraz nowe benefity w ramach systemu kafeteryjnego, nie wiedząc, że dzięki nowoczesnym technologiom wszystko jest łączone w ramach jednej, intuicyjnej platformy).

Na tym etapie ustalany jest również rodzaj płatności oraz sposób, w jaki będą obliczane. Mogą to być płatności w ramach ZFŚS, potrącenia z wynagrodzenia, punkty zbierane przez pracowników, czy płatności w ramach środków obrotowych.

Zanim nastąpi wdrożenie „właściwe”, trzeba wykonać wszystkie niezbędne konfiguracje, związane ze strukturą organizacyjną firmy. Oczywiście, we wszystkim pomagają specjaliści z Motivizer. Dostosowują również najlepsze rozwiązania do potrzeb organizacji.

Podczas wdrażania całego systemu nieustannie prowadzone są testy, dzięki czemu można usprawniać procesy oraz eliminować ewentualne błędy. Motivizer szkoli również dział IT oraz HR oraz przeprowadza kampanię informacyjną dla pracowników, dzięki której dowiadują się o możliwościach systemu.

Co ciekawe, Motivizer umożliwia dwa systemu współpracy. Jeden jest oparty całkowicie na platformie internetowej, gdzie pracodawca zarządza wszystkim we własnym zakresie. Drugi natomiast polega na outsourcingu, czyli tak naprawdę wszystkim zajmuje Motivizer, dostarczając jedynie raporty rozliczeniowe.

Dzięki tak nowoczesnym rozwiązaniom jak te, które są stosowane przez Motivizer, pracodawca nie musi się o nic martwić. Nawet jeśli wybierze model współpracy, w ramach którego to do jego obowiązków należy zarządzanie systemem motywacyjnym, wdrożenie oraz obsługę powdrożeniową zapewnia Motivizer. Przy czym platforma jest tak rozbudowana i intuicyjna, że po odpowiednim przeszkoleniu, jej obsługa nie powinna stanowić żadnego problemu.

Jakie dodatkowe możliwości dają systemy do zarządzania środkami z ZFŚS?

Przede wszystkim większość platform kafeteryjnych może być integrowana z systemami wewnętrznymi przedsiębiorstwa, np. z działem finansowym, czy księgowym. I jak zostało to już tu wspomniane, można łączyć dotychczas stosowane świadczenia w ramach ZFŚS z benefitami w ramach kafeterii w jeden, przystępny system.

Warto jeszcze wiedzieć, jakie dodatkowe możliwości dają systemy do zarządzania środkami w ramach ZFŚS. I w tym wypadku będą przedstawione w oparciu o działania firmy Motivizer, która posiada rozbudowaną ofertę i stosuje nowoczesne rozwiązanie, dzięki czemu jest reprezentacyjnym przykładem.

Jeśli chodzi o formę płatności za świadczenia, to pracownik i pracodawca, ma wiele możliwości. „Portfel” pracownika może być doładowany punktami z ZFŚS lub punktami specjalnymi. Także pracownik ma możliwość doładowania swojego konta przy pomocy przelewu internetowego. Jeszcze jedną, często wybieraną opcją, są potrącenia z wynagrodzenia.

Przy czym doładowanie może być prowadzone w trybie cyklicznym, natychmiastowym lub według ustalonego harmonogramu.

Platforma systemu kafeteryjnego generuje również różne raporty dla pracodawcy. Najczęściej są to raporty analizujące wszystkie dokonane transakcje, chociaż i to można dopasować do potrzeb przedsiębiorstwa.

Czy warto wdrożyć system kafeteryjny w przedsiębiorstwie?

Na to pytanie odpowiedź jest tylko jedna: zdecydowanie tak. Wdrożenie systemu kafeteryjnego daje realne korzyści dla pracodawcy oraz dla pracownika. Jest przede wszystkim skutecznym środkiem motywacyjnym, który można dopasować do potrzeb konkretnych organizacji i osób w niej pracujących oraz efektywnym sposobem na zarządzanie środkami pozapłacowymi w firmie.

A czy można jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, który z przedstawionych systemów kafeteryjnych jest najlepszy? Nie, ponieważ jest to tak naprawdę zależne od wielu czynników. Każdy z tych systemów w sposób indywidualny podchodzi do klientów, dostosowując do nich warunki systemu. Nie ma jednej, sztywnej oferty, którą dałoby się obiektywnie porównać.

Trzeba jednak przyznać, że MyBenefit jest jednym z najbardziej znanych i rozpoznawalnych systemów kafeteryjnych, który daje wiele możliwości. Jednak to największą zaletą Motivizer jest nowoczesne podejście do klienta, które jest możliwe dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii, co widać zresztą na przykładzie metody wdrożenia oraz dodatkowych opcji, jakie daje ten system. Jeśli chodzi o Sodexo Select, to popularne są oczywiście bony i karty przedpłacone. Jednak mało kto wie, w swoim systemie kafeteryjnym Sodexo Select udostępnia o wiele więcej świadczeń. Natomiast Medicover More oraz UpBonus, to jeszcze mało znane, ale prężnie rozwijające się systemy kafeteryjne, które mają duże doświadczenia we wdrażaniu tych systemów w innych krajach.